Politique de confidentialité

Comment FlexiFleet Tech collecte, utilise et protège vos données personnelles.

Version 1.2 - Octobre 2026

PRÉAMBULE

La société FlexiFleet Tech, société unipersonnelle à responsabilité limitée de droit tunisien, immatriculée au Registre National des Entreprises sous le numéro 1915290V, dont le siège social est situé au Centre Millennium Bloc B, 2ème étage B19, Route de la Marsa, Sidi Daoud, La Marsa, Tunis 2046, Tunisie (ci-après « nous », « notre » ou « FlexiFleet Tech »), éditrice de la plateforme Opticar, accorde une importance primordiale à la protection des données personnelles et au respect de la vie privée.

La présente Politique de Confidentialité a pour objet de vous informer de manière transparente sur la façon dont nous collectons, utilisons, stockons et protégeons vos données personnelles dans le cadre de l'utilisation d'Opticar, solution de gestion de flotte destinée aux professionnels (location de véhicules, logistique, transport, flottes d'entreprise).

Cette politique s'applique à tous les utilisateurs de la plateforme Opticar, qu'il s'agisse des organisations clientes, de leurs employés utilisateurs, ou des personnes dont les données sont traitées via notre plateforme.

1. CADRE LÉGAL ET CONFORMITÉ

1.1 Législation applicable

Nous nous conformons strictement à :

La Loi tunisienne n°2004-63 du 27 juillet 2004 portant sur la protection des données à caractère personnel
Ses décrets d'application et toute réglementation subséquente
Les principes internationaux reconnus en matière de protection des données

1.2 Déclarations officielles

FlexiFleet Tech a procédé aux déclarations nécessaires auprès de l'Instance Nationale de Protection des Données Personnelles (INPDP) et maintient sa conformité réglementaire de manière continue.

2. RESPONSABLE DU TRAITEMENT ET CONTACT

2.1 Identité du responsable

FlexiFleet Tech agit en qualité de responsable du traitement pour les données personnelles collectées et traitées via sa plateforme.

Société Unipersonnelle à Responsabilité Limitée

RNE : 1915290V

Siège social : Centre Millennium Bloc B, 2ème étage B19, Route de la Marsa, Sidi Daoud, La Marsa, Tunis 2046, Tunisie

2.2 Répartition des responsabilités

FlexiFleet Tech est responsable du traitement pour :

Les données des agences et de leurs utilisateurs
La sécurité de la plateforme et de l'infrastructure
Les traitements nécessaires au fonctionnement du service

Les agences sont responsables du traitement pour :

Les décisions concernant les données de leurs clients finaux
Le choix des informations à collecter auprès de leurs clients
La détermination des durées de conservation de leurs dossiers clients
L'obtention des consentements nécessaires auprès de leurs clients

2.3 Contact pour les questions de confidentialité

Pour toute question relative à la protection de vos données personnelles :

Email dédié : privacy@flexifleet.tn
Email général : contact@opticar.tn · contact@flexifleet.tn
Téléphone : +216 53 617 228
Adresse postale : Voir siège social ci-dessus

3. DONNÉES COLLECTÉES

3.1 Catégories de personnes concernées

Nous traitons les données personnelles des catégories suivantes de personnes :

Représentants et employés des agences clientes (utilisateurs de la plateforme)
Clients finaux des agences (locataires de véhicules)
Prospects et contacts commerciaux
Visiteurs de notre site web (le cas échéant)

3.2 Types de données collectées

A. Pour les agences et leurs utilisateurs

Données d'identification professionnelle :

Raison sociale, forme juridique, RNE/Matricule fiscal
Nom, prénom, fonction du représentant légal et des utilisateurs
Coordonnées professionnelles (email, téléphone, adresse)

Données de connexion et d'utilisation :

Identifiants de connexion (nom d'utilisateur)
Logs de connexion (date, heure, adresse IP)
Actions effectuées sur la plateforme
Préférences d'utilisation

Données commerciales :

Informations de facturation
Historique des transactions
Correspondances échangées

B. Pour les clients finaux des agences (données traitées pour le compte des agences)

Données d'identification personnelle :

Nom, prénom, date et lieu de naissance
Nationalité
Adresse de résidence et de correspondance
Numéros de téléphone
Adresse électronique

Documents officiels numérisés :

Carte d'identité nationale (CIN)
Carte de séjour pour les ressortissants étrangers
Permis de conduire (national et international)
Passeport
Tout autre document requis pour la location

Données contractuelles :

Informations relatives aux contrats de location
Historique des locations
Incidents éventuels
Préférences commerciales

4. FINALITÉS DU TRAITEMENT

4.1 Traitements dont FlexiFleet Tech est responsable

En tant que responsable de traitement, nous collectons et utilisons les données pour :

Gestion de la plateforme : fourniture du service SaaS, maintenance technique, support
Relation contractuelle : gestion des abonnements, facturation, communications de service
Sécurité : protection de la plateforme, prévention de la fraude, gestion des accès
Amélioration du service : analyses d'utilisation, développement de fonctionnalités
Obligations légales : respect des exigences comptables, fiscales et réglementaires

4.2 Traitements sous la responsabilité des agences

Les agences, en tant que responsables de traitement pour leurs propres clients, utilisent la plateforme pour :

Gérer leur activité de flotte (location, logistique, transport ou flotte d'entreprise)
Stocker et organiser les documents de leurs clients
Établir et suivre les contrats de location
Gérer leur relation clientèle

FlexiFleet Tech fournit uniquement l'infrastructure technique pour ces traitements sans participer aux décisions concernant les clients finaux des agences.

5. BASE LÉGALE DU TRAITEMENT

Nos traitements de données reposent sur les bases légales suivantes :

5.1 Exécution contractuelle

La majorité des traitements est nécessaire à l'exécution du contrat d'abonnement et des CGU.

5.2 Obligations légales

Certains traitements répondent à nos obligations légales (comptabilité, fiscalité, lutte contre le blanchiment).

5.3 Intérêts légitimes

Certains traitements reposent sur nos intérêts légitimes (sécurité de la plateforme, amélioration du service, prévention de la fraude).

5.4 Consentement

Lorsque nécessaire, nous recueillons votre consentement explicite (communications marketing, cookies non essentiels).

6. DESTINATAIRES DES DONNÉES

6.1 Accès interne

Au sein de FlexiFleet Tech, l'accès aux données est strictement limité selon le principe du besoin d'en connaître.

6.2 Partage avec des tiers

Nous pouvons être amenés à partager des données avec :

Nos prestataires techniques essentiels (hébergement, maintenance)
Les autorités compétentes sur réquisition légale
Tout autre tiers avec votre consentement explicite

Nous ne vendons ni ne louons jamais vos données personnelles.

6.3 Responsabilité des agences

Les agences sont seules responsables de l'utilisation qu'elles font des données de leurs clients via notre plateforme. FlexiFleet Tech n'accède pas aux données des clients finaux des agences sauf nécessité technique absolue (maintenance, support, sauvegarde).

7. LOCALISATION ET TRANSFERTS DE DONNÉES

7.1 Hébergement des données

Les données Opticar sont hébergées exclusivement sur des serveurs situés en Tunisie. Aucun hébergement hors du territoire tunisien n'est effectué, garantissant la soumission des données à la juridiction tunisienne.

7.2 Transferts internationaux

Principe : Aucun transfert de données vers des pays tiers n'est effectué.

Exception : Si un transfert international s'avérait nécessaire pour des raisons techniques ou opérationnelles exceptionnelles :

Information préalable des personnes concernées
Obtention du consentement explicite lorsque requis
Mise en place de garanties appropriées (clauses contractuelles types, etc.)
Respect strict de la réglementation applicable

8. DURÉE DE CONSERVATION

8.1 Principe général

Les données personnelles sont conservées conformément aux dispositions légales applicables en Tunisie et selon les nécessités opérationnelles de notre service.

8.2 Cadre de conservation

FlexiFleet Tech, en tant que prestataire technique, applique les durées de conservation minimales imposées par la législation tunisienne.

Pour les données des agences : Conservation pendant la durée de la relation contractuelle et au-delà selon les obligations légales applicables.

Pour les données des clients finaux : En tant que sous-traitant, nous conservons ces données selon les instructions des agences, qui restent responsables de déterminer les durées appropriées dans le respect de la loi.

8.3 Limitation de responsabilité

FlexiFleet Tech ne peut être tenue responsable :

Des durées de conservation définies par les agences pour leurs propres données clients
Des modifications des exigences légales en matière de conservation
De la conservation de données nécessaires à la défense de ses intérêts légitimes en cas de litige

Les agences reconnaissent être seules responsables de la détermination et du respect des durées de conservation appropriées pour les données de leurs clients finaux.

8.4 Sort des données

À l'expiration des durées de conservation :

Suppression sécurisée : effacement définitif et irréversible
Anonymisation : pour les données statistiques pouvant être conservées
Archivage : uniquement si obligation légale spécifique

9. SÉCURITÉ DES DONNÉES

9.1 Engagement général

FlexiFleet Tech met en œuvre des mesures de sécurité commercialement raisonnables et conformes aux pratiques du secteur pour protéger les données contre tout accès non autorisé, perte ou altération.

9.2 Mesures de protection

Nos mesures de sécurité incluent, sans s'y limiter :

Utilisation de technologies de cryptage appropriées
Systèmes d'authentification et de contrôle d'accès
Protection de l'infrastructure par des dispositifs de sécurité standards
Sauvegardes régulières selon les modalités définies dans votre pack d'abonnement
Procédures internes de gestion de la sécurité

9.3 Responsabilité partagée

La sécurité est une responsabilité partagée :

FlexiFleet Tech s'efforce de :

Maintenir la sécurité de son infrastructure technique
Appliquer les mises à jour de sécurité disponibles
Gérer les accès à ses systèmes

Les agences sont responsables de :

La sécurité de leurs identifiants de connexion
La gestion appropriée des accès de leurs utilisateurs
La sensibilisation de leur personnel aux bonnes pratiques
La notification rapide de tout incident suspect

9.4 Limitation de garantie

FlexiFleet Tech ne peut garantir une sécurité absolue. Aucun système n'est totalement invulnérable et nous ne pouvons garantir que les mesures de sécurité ne seront jamais contournées. L'utilisation de la plateforme se fait aux risques de l'agence qui reconnaît ces limitations.

9.5 Notification d'incident

En cas d'incident de sécurité affectant vos données, nous nous efforcerons de vous informer dans des délais raisonnables, conformément à nos obligations légales et dans la mesure où cela n'entrave pas les enquêtes en cours.

10. VOS DROITS

10.1 Droits principaux

Conformément à la loi tunisienne n°2004-63 du 27 juillet 2004 portant sur la protection des données à caractère personnel, vous disposez de droits fondamentaux concernant vos données personnelles que FlexiFleet collecte et traite :

Droit d'accès : Vous avez le droit d'obtenir la confirmation que nous traitons vos données personnelles et, le cas échéant, d'accéder à ces données ainsi qu'aux informations suivantes : les finalités du traitement, les catégories de données concernées, la durée de conservation, et l'origine des données.

Droit de rectification : Vous pouvez demander la correction ou la mise à jour de vos données personnelles inexactes, incomplètes ou obsolètes sans délai injustifié.

Droit de suppression : Vous avez le droit de demander l'effacement de vos données personnelles lorsque :

Les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées
Vous retirez votre consentement (lorsque le traitement est basé sur le consentement)
Vos données ont fait l'objet d'un traitement illicite
L'effacement est nécessaire pour respecter une obligation légale

Droit d'opposition : Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles pour des motifs légitimes, notamment concernant les traitements à des fins de prospection commerciale.

Droit à la limitation du traitement : Dans certaines circonstances, vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles.

10.2 Pour exercer vos droits

Si vous êtes une agence ou un utilisateur : Contactez-nous à privacy@flexifleet.tn avec une pièce d'identité.

Si vous êtes client d'une agence : Contactez d'abord l'agence concernée qui gère vos données. Nous assistons les agences dans le traitement de ces demandes.

10.3 Traitement des demandes

Nous nous efforçons de répondre aux demandes dans des délais raisonnables et conformes à la législation applicable. Les demandes manifestement infondées ou excessives peuvent être refusées ou soumises à des frais administratifs.

10.4 Recours

Pour toute réclamation, vous pouvez contacter l'Instance Nationale de Protection des Données Personnelles (INPDP) ou exercer un recours devant les tribunaux compétents.

11. COOKIES ET TECHNOLOGIES SIMILAIRES

11.1 Utilisation des cookies

Des cookies essentiels font fonctionner l'application, le site vitrine et la documentation. Lorsque Google Analytics, Microsoft Clarity ou le pixel Meta sont activés, ces outils déposent aussi des cookies de mesure ou de publicité.

11.2 Gestion de vos préférences

Vous pouvez bloquer ou supprimer les cookies dans votre navigateur. Il n'y a pas de panneau de préférences dans le compte.

11.3 Pour plus d'informations

Consultez notre Politique des Cookies pour tous les détails sur les types de cookies utilisés et leur gestion.

12. MODIFICATIONS DE LA POLITIQUE

12.1 Évolutions

Nous nous réservons le droit de modifier cette politique pour :

Refléter les changements de nos pratiques
Nous conformer aux évolutions légales
Intégrer de nouvelles fonctionnalités

12.2 Notification

Toute modification substantielle fera l'objet d'une notification :

Par email aux utilisateurs enregistrés
Par notification sur la plateforme
Avec un préavis de 30 jours avant l'entrée en vigueur

12.3 Historique des versions

Version 1.0 - Septembre 2025 : Version initiale

13. RESPONSABILITÉS ET LIMITATIONS

13.1 Position de FlexiFleet Tech

FlexiFleet Tech agit en tant que responsable du traitement pour :

Les données relatives aux agences et leurs utilisateurs
Les traitements nécessaires au fonctionnement de la plateforme
La sécurité de l'infrastructure technique

13.2 Position des agences

Les agences agissent en tant que responsables du traitement pour :

Les données de leurs propres clients finaux
Les décisions de collecte et de conservation
L'obtention des consentements nécessaires
La gestion des demandes de droits de leurs clients

13.3 Limitation de responsabilité

FlexiFleet Tech :

Ne prend aucune décision concernant les clients finaux des agences
N'est pas responsable de l'utilisation que les agences font de la plateforme
Ne peut être tenue responsable du non-respect par les agences de leurs obligations légales
Fournit uniquement une infrastructure technique sans participer aux décisions de traitement des agences

13.4 Engagement des agences

En utilisant notre plateforme, les agences reconnaissent être seules responsables de :

La conformité légale de leurs traitements de données
L'information de leurs clients sur l'utilisation de leurs données
Le respect des droits de leurs clients
La sécurité des accès qu'elles accordent à leurs utilisateurs

14. DISPOSITIONS FINALES

14.1 Intégralité

Cette politique, conjointement avec nos CGU et le Contrat d'Abonnement, constitue l'intégralité de notre engagement en matière de protection des données.